Aviso de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Corporación para la Recreación Popular (CRP), con domicilio en Cra 8 # 39-01, Cali – Valle del Cauca, teléfono 438 4812-20, ext. 112-146, es la responsable del tratamiento de los datos personales registrados en este sistema, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

2. Política de Tratamiento de Datos Personales de la CRP

Este aviso resume cómo se aplican en el sistema las reglas de la política institucional, que prevalece sobre este resumen y aplica también a los prestadores de servicios. El documento completo se puede consultar aquí: Política de Tratamiento de Datos Personales de la CRP (M-GJ-02, PDF).

Además de la aceptación que se registra al ingresar al sistema, cada persona firma el formato de autorización de tratamiento de datos personales (F-TH-01), que conserva Gestión Humana.

3. Qué datos se tratan

• Identificación y contacto: nombres y apellidos, tipo y número de documento, lugar de expedición, fecha de nacimiento, género, dirección, ciudad, teléfono, celular y correo electrónico.
• Contrato y pagos: contratos de prestación de servicios y sus modificaciones, centro de costo, honorarios, cuentas de cobro, descuentos, retenciones y certificaciones.
• Seguridad social: EPS, fondo de pensión, nivel de riesgo de ARL, base de cotización, aportes y novedades (ingreso, retiro, licencias, incapacidades, suspensiones).
• Documentos requeridos: el sistema registra si cada documento fue recibido (hoja de vida, RUT, certificados de antecedentes, certificados de afiliación, entre otros), no su contenido.
• Firma electrónica: imagen de la firma registrada y, al firmar un documento, la fecha, la dirección IP y el navegador usados, como prueba de la firma.
• Uso del sistema: correo de ingreso, contraseña y PIN de firma (guardados cifrados de forma irreversible), y el registro de las acciones realizadas, con fecha y dirección IP.

4. Para qué se usan

• Elaborar, firmar y administrar los contratos de prestación de servicios.
• Tramitar, aprobar, contabilizar y pagar las cuentas de cobro.
• Liquidar y pagar los aportes a seguridad social y generar la planilla PILA que exige la ley.
• Expedir certificaciones y permitir verificar la autenticidad de los documentos firmados.
• Enviar avisos sobre el estado de las cuentas y la recuperación de la contraseña.
• Cumplir obligaciones contables, tributarias y de control, y atender a las autoridades.
• Proteger el sistema y dejar trazabilidad de quién hizo cada cosa.

Los datos no se usan para publicidad ni se venden o ceden con fines comerciales.

5. Quién puede verlos

Solo el personal de la CRP que los necesita para su trabajo, según su perfil en el sistema: Gestión Humana, los encargados y jefes del área donde se presta el servicio, Contabilidad, la Dirección Financiera, y la administración y el soporte técnico del sistema. Cada prestador ve únicamente su propia información.

Los documentos firmados llevan un código de verificación. Quien tenga ese código puede comprobar en la página pública de verificación que el documento es auténtico; allí solo se muestran el nombre del prestador, el número, periodo y valor del documento y quiénes lo firmaron.

6. Con quién se comparten

• Operador de la planilla PILA, EPS, fondos de pensión y ARL: lo necesario para pagar los aportes.
• Autoridades que los pidan en ejercicio de sus funciones.
• Proveedores tecnológicos que actúan por encargo de la CRP: el alojamiento del sistema y el servicio de envío de correos (Resend), que recibe la dirección de correo y el contenido del mensaje y puede procesarlos fuera de Colombia.

7. Cuánto tiempo se conservan

Mientras dure la relación con la CRP y, después, por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y de seguridad social o que señale la política institucional. Los documentos firmados y el registro de acciones se conservan sin modificaciones, porque son la prueba de lo actuado.

8. Derechos del titular

Como titular de sus datos usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que dio para su tratamiento.
• Ser informado del uso que se les ha dado.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Consultar gratis sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber reclamado ante la CRP.

No es obligatorio responder preguntas sobre datos sensibles ni sobre datos de niños, niñas y adolescentes.

9. Cómo ejercer sus derechos

Las consultas y reclamos se presentan por escrito al correo habeasdata@crpcali.com o en Cra 8 # 39-01, Cali – Valle del Cauca, indicando nombres y apellidos del titular, la descripción de la solicitud, la dirección para notificaciones, la fecha y la firma. Las consultas se responden dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, ampliables a quince (15), y los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles, ampliables a veintitrés (23), conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Para dudas sobre los datos registrados en este sistema también puede escribir a Gestión Humana (auxnomina@crpcali.com).

Los prestadores con usuario también pueden consultar sus datos en la opción «Mi Portal» del sistema.

10. Seguridad y cookies

El sistema funciona sobre conexión cifrada, exige usuario y contraseña, limita lo que cada perfil puede ver y registra las acciones realizadas. Solo usa las cookies necesarias para mantener la sesión; el detalle está en la Política de cookies.

11. Cambios a este aviso

Cuando este aviso cambie de fondo, el sistema mostrará la nueva versión y pedirá aceptarla de nuevo al ingresar.